Definida como uma prática de gerenciamento para a organização do fluxo de trabalho, a gestão de processos contribui com a garantia de uma operação eficaz e focada em seus objetivos estratégicos. Essa área possui um papel fundamental na melhoria contínua e na capacidade de adaptação e elevação de patamar de produtividade, em um ambiente global em constantes mudanças.
Seu grande desafio é materializar o fluxo de processos de modo tangível a fim de mapeá-lo, para a compreensão do conjunto de atividades encadeadas com começo, meio e fim. Entre suas principais etapas, estão:
- Mapa de alto nível
- Mapa de processos
- Fluxograma
- Tarefas
Cada uma delas está associada a um conjunto de atividades, que permite a visualização do formato dos processos a serem trabalhados, de forma aprofundada. “O objetivo inicial é entender como eles funcionam e como deveriam operar, de modo a resultar em oportunidades para as melhorias desejadas”, explica o docente nas Pós-graduações presenciais do Ensino Einstein: Excelência Operacional na Área da Saúde: Lean Six Sigma e em Black Belt Upgrade; e em Ensino a Distância em Gestão de Processos na Saúde: Lean Six Sigma do Ensino Einstein, o Engenheiro Fernando Ramos Pavan.
O próximo passo – continua ele – é a revisão dos processos, para que haja a medição de cada um deles. Com isso, é possível identificar e medir as lacunas de desempenho que existem entre o efeito esperado e a resposta obtida. O resultado dessa análise apontará para os caminhos a serem seguidos, a partir do uso de ferramentas e técnicas de melhoria de processos.
Ferramentas de apoio
Entre as ferramentas de melhoria de processos está o PDCA ou Ciclo de Deming, uma metodologia de gerenciamento que tem como finalidade a melhoria contínua. Esse ciclo baseia-se em quatro etapas: Planejar (Plan), fazer (Do), checar (Check) e agir (Act).
Trata-se da ferramenta mais utilizada na adaptação de mudanças de mercado, no ganho de eficiência e eficácia e na aceleração da produtividade, para a satisfação dos clientes. Por isso, pode contribuir fortemente para a otimização dos processos de uma organização, assim como de um estabelecimento de saúde que visa a segurança e a qualidade do atendimento ao paciente.
Fernando destaca ainda a metodologia mais famosa e requisitada no mundo dos negócios para a Gestão de Processos, a Lean Six Sigma. “Ela está voltada a alcançar eficiência e otimização das tarefas, unindo os conceitos de produtividade, redução da variabilidade e diminuição ou eliminação de desperdícios, obtendo agilidade nos processos”, pontua o docente.
Inicialmente o Lean Six Sigma era definido como a junção da metodologia Six Sigma à filosofia do Lean Manufacturing. Ao longo dos anos, profissionais da área, sobretudo consultores que possuíam conhecimento em ambas as metodologias, perceberam que elas se complementavam. Essa conclusão possibilitou o desenvolvimento de um mecanismo que, ao mesmo tempo em que padroniza os processos, aumenta a eficiência produtiva e a eficácia dos resultados, podendo ser aplicada em diversos setores, inclusive nos negócios em saúde.
Com essa ferramenta, é possível: reduzir ou suprimir as lacunas identificadas, gerar qualidade, mitigar o tempo de atendimento ao cliente, melhorar o giro de leitos e de estoque, diminuir retrabalhos e evitar repetir coletas de dados e tempo de parada para implantar melhoria da manutenção, além de gerir adequadamente os custos.
O melhor começo é fazer de modo eficiente o mapeamento dos processos. “Isso geralmente é a maior dificuldade das empresas, devido à urgência em implantar um projeto. Porém, essa primeira etapa garante a utilização completa do método, que tem se mostrado efetivo no mundo organizacional”, afirma Fernando.
Outra metodologia disponível é chamada DMAIC (Define, Measure, Analyze, Improve, and Control); na tradução livre para o português: Definir, Medir, Analisar, Melhorar e Controlar, representando as cinco fases que compõem o processo:
- Definir o problema, a atividade de melhoria, a oportunidade de melhoria, os objetivos do projeto e os requisitos do cliente (interno e externo), para melhor mapear o processo;
- Medir o desempenho, registrando as atividades do processo – criar um baseline, uma linha de referência ou o ponto de partida;
- Analisar o processo, para determinar as causas raízes da variação e do baixo desempenho (falhas e problemas) e analisar os dados para entender como é o comportamento do processo e por vezes, criar modelos de predição;
- Melhorar o desempenho do processo, abordando e eliminando as causas raízes de forma a prevenir a nova ocorrência do problema;
- Controlar o processo aprimorado, programar e gerir o melhor desenvolvimento futuro, evitando que as melhorias obtidas (fruto do estudo do processo e grande esforço de uma equipe) se deteriorem com o passar do tempo.
De acordo com o docente do Ensino Einstein, o conhecimento dessas e outras metodologias contribui efetivamente para a instrumentalização do gestor em saúde, de modo a levar conhecimentos práticos e teóricos sobre o “Como fazer” e “O que tem de ser feito”. “Acredito que a essência do aprendizado é o trânsito contínuo entre o universo conceitual e sua aplicação prática com efetividade, sempre considerando que onde há processos pode haver possibilidades de melhoria”, finaliza.
